Indicadores de desempeño para potenciar tu empresa

Tomar decisiones es una de las cosas más complicadas, tanto en la vida profesional como en la personal. A menudo sentimos que no tenemos a nuestra disposición todos los datos posibles para acertar con el camino a seguir y tenemos que recurrir a nuestra intuición, a una impresión o a una corazonada. Sin embargo, ¿es necesario que esto sea así?

La respuesta es que no. O, al menos, hay numerosas herramientas para conseguir que tus decisiones estén más basadas en el “yo sé” que en el “yo creo”. Y una de las que más te van a facilitar la gestión de tu día a día son los Indicadores de Desempeño, o KPI en sus siglas en inglés (Key Performance Indicator).

¿Cómo diseñar indicadores de desempeño?

Siempre que puedas, mantenlo simple. Han de ser sencillos de realizar, entender, registrar e interpretar para que sean útiles y aplicables.

“En una organización se debe contar con el mínimo número posible de indicadores que nos garanticen contar con información constante, real y precisa sobre aspectos tales como: efectividad, eficiencia, productividad, calidad, la ejecución presupuestaria, la incidencia en la gestión, todos los cuales constituyen el conjunto de signos vitales de la organización”, sostiene Luis Anibal Mora en su estudio ‘Los indicadores clave del desempeño logístico’, en el que encontrarás gran cantidad de indicadores especializados en el transporte.

Siempre hay que medir en comparación a algo. Para ello se pueden establecer diversos baremos: el histórico de la empresa, el estándar del sector, el de la competencia directa, el teórico, el que desean los usuarios, el que esperan los usuarios, el planificado por la empresa, etc.

Los indicadores de desempeño han de estar estandarizados en la medida de lo posible, para saber situarte dentro de tu mercado. Establecer métricas muy particulares o personalizadas puede dificultar el análisis del dato obtenido, al no tener una referencia similar con la que compararlo.

Elementos de los KPI

Ahora necesitas dar forma y plasmar en papel tu Indicador de Desempeño. Para ello hay algunos puntos que no pueden faltar:

Responsable

Quién se asegura de que se está utilizando el KPI, de que se están recogiendo los datos y de que el resultado del KPI es transmitido al personal de dirección que ha de tener conocimiento de él.

 Puntos de lectura

Dónde, qué y/o quién mide los resultados. Esto incluye en qué punto se analizan, si se obtienen a través de un determinado programa o máquina, qué empleado es el encargado de recoger las cifras, etc.

 Periodicidad

Es decir, cada cuánto se miden los resultados. Esto es importante tanto a la hora de saber cuándo registrarlo como a la hora del análisis. ¿Queremos un dato diario, semanal, mensual o anual? Hemos de encontrar el equilibrio para que el dato sea actual, que haya pasado suficiente tiempo para ver la tendencia y que el plazo no sea tan corto que obtenerlo suponga una sobrecarga inútil de trabajo.

 Registro de datos y presentación

 

Los resultados han de ser numéricos y ha de definirse cómo van a ser presentados. Ya sea simplemente el guarismo, si se van a emplear tablas, gráficas, el histórico del indicador, etc. Conservando su uniformidad para futuras muestras.

Ventajas de los indicadores de desempeño

Animan a la participación

Bien empleados, los Indicadores de Desempeño propiciarán la participación de las personas en la gestión de la empresa. Al establecer una base común y objetiva desde la que pueda partir todo el mundo, que es más fácil de compartir que el subjetivo “yo creo”, la gente tendrá más facilidades para sumarse al debate.

También será más fácil trasladar a la plantilla las necesidades de la compañía. Es más fácil sencillo plantear que necesitamos elevar la ejecución de pedidos por operario en 0,5 pedidos a la hora para mejorar a la competencia que “hay que hacer pedidos más rápido”.

 Reducen los tiempos de entrega, distribución y preparación de pedidos

Si hablamos de logística, las mejoras de tus Indicadores de Desempeño irán ligados directamente a la optimización de tus tiempos de entrega. Ya sea distribuyendo palets, almacenando mercancías o en el ciclo total de tu cadena de suministro; acabarás dando un mejor servicio a tus clientes.

 Mejoran el uso de los recursos disponibles

Analiza tus Indicadores para saber en qué partes de tus procesos has de realizar un mayor esfuerzo y en qué otras estás desaprovechando recursos de manera innecesaria. Lograr ese equilibrio hará que consigas más con menos, reduciendo tus costes.

 Úsalos como fuente de motivación

A veces el establecimiento de mecanismos de control y medición se ve con recelo por parte de las plantillas. Como si se estuviera buscando un culpable al que señalar. Puedes darle la vuelta a esto motivando al personal para conseguir los objetivos marcados en tus Indicadores de Desempeño. Plantéalo como un reto y borra la posible percepción de que los KPI son una amenaza.

 Aumentar la satisfacción del cliente

Si, como hemos dicho, el objetivo final es la mejora de procesos, esta llevará necesariamente a una mayor satisfacción del cliente final. Y eso son buenas noticias.

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