Motivos para gestionar el inventario desde la nube

La gestión de inventario en la nube es una práctica muy extendida en almacenes. Consiste en controlar las entradas y salidas de productos del almacén con la ayuda de un software de inventario en su modalidad SaaS (Software as a Service), es decir, desplegado en la nube.

Con un sistema de gestión de almacenes en la nube, las empresas pueden almacenar de manera segura todos los datos relativos a su stock en un servidor remoto y acceder a la información siempre que deseen desde cualquier dispositivo con conexión a internet.

Según un estudio de Grand View Research, las empresas prefieren un sistema de gestión en la nube porque su costo de implementación es menor que la modalidad del software on-premise. Las ventajas que ofrece la modalidad del sistema en la nube ─como su menor costo, el incremento de la seguridad y la facilidad de acceso a las funciones dinámicas y avanzadas del software─ han llamado la atención de cada vez más empresas.

¿Cuáles son las principales razones?

Veamos algunas de las razones por las que apostar por un software en la nube para gestionar el inventario:

1. Facilidad de instalación y uso

Gestionar el inventario en la nube facilita el proceso de instalación del software logístico: la empresa proveedora del programa de gestión se encarga de configurar las estaciones de trabajo y los terminales de radiofrecuencia para que se comuniquen directamente con el servidor en la nube.

Lo único que necesita la empresa que contrata el software es tener conexión a internet de baja latencia y suficiente ancho de banda en cada uno de los equipos donde se trabajará con el programa. De este modo, el departamento de IT no tiene que destinar tiempo a configurar los ordenadores. Además, la ejecución del software y el almacenamiento de datos se traslada a servidores externos, por lo que la empresa se despreocupa de la adquisición y mantenimiento de los equipos donde se ejecuta el software.

2. Escalabilidad para adaptarse a los cambios del almacén

Otro de los beneficios de gestionar el inventario en la nube es la escalabilidad: la modalidad SaaS permite ampliar o contraer las funcionalidades del software en el momento en que sea preciso para adaptarse a las necesidades cambiantes del almacén (por ejemplo, en temporadas con mayor o menor número de pedidos que preparar).

Un software SaaS también posibilita un número de licencias variable, otorgando así una mayor flexibilidad a las empresas que desean gestionar su inventario con este software. Las compañías pueden ampliar o reducir el número de licencias en función del volumen de trabajo y demanda de producto.

3. Visibilidad del inventario en tiempo real

La gestión de inventario en la nube permite actualizar en tiempo real los niveles de existencias en el almacén, por lo que la empresa conoce siempre cuanto stock tiene disponible. Actualizar el inventario es tan sencillo como identificar los nuevos productos en el sistema leyendo el código de barras (generalmente, el GS1-128) con un escáner.

Una vez identificados todos los productos, el sistema de gestión posee una total visibilidad del stock y conoce la localización exacta de cada artículo. Al tener un control exhaustivo de la cantidad de existencias del almacén, la empresa incluso puede tomar decisiones para evitar roturas de stock organizando las reposiciones antes de que se agoten los productos.

4. Análisis de datos que facilita la gestión del inventario

El análisis de datos es especialmente útil para hacer una buena gestión del inventario, ya que permite mejorar la toma de decisiones y hacer una correcta planificación de la demanda. El sistema de gestión en la nube analiza todas las operativas del almacén y genera informes que facilitan la toma de decisiones en el futuro.

Con esta información, además de predecir los niveles adecuados de mercancía, la empresa puede identificar, por ejemplo, el mejor momento para introducir nuevos productos en el mercado. El análisis de datos también ayuda a la compañía a conocer qué productos vende más y cuál es la disponibilidad en el almacén, así como analizar cuestiones tan trascendentales para el negocio como los festivos que afectan más a las ventas o la estacionalidad del mercado.

5. Seguridad garantizada

Con la gestión de inventario en la nube, las empresas se benefician de una total seguridad: los datos se almacenan en servidores externos al almacén y se hacen copias de seguridad de forma automática, por lo que toda la información queda debidamente guardada y nunca desaparece. El software de gestión en la nube actualiza la información sobre el inventario al instante, impidiendo así duplicidades y errores en los pedidos.

6. Reducción de costos

El software desplegado en la nube se basa en un modelo de pago por suscripción. Con esta modalidad, la empresa no necesita hacerse cargo ni del costo del hardware donde alojar el sistema de gestión, ni del mantenimiento ni de las licencias.

Esta modalidad también rebaja costos al facilitar el trabajo de los operarios que, gracias al programa, pueden conocer el estado de las existencias desde cualquier dispositivo con conexión a internet, sin tener que recorrer el almacén para confirmar la disponibilidad de los artículos.

Otra de las ventajas del inventario en la nube es que la empresa no necesita un equipo de IT propio que se encargue del mantenimiento, de los backups y de la integridad de la base de datos. La empresa proveedora del software es responsable del mantenimiento y de la seguridad del sistema.

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